Terms of Reference: Digitale transformatie voor maatschappelijke impact.

Achtergrond

Aidsfonds | Soa Aids Nederland en Rutgers fuseren in 2027 tot één organisatie voor seksuele gezondheid en rechten. De nieuwe organisatie heeft de ambitie om AI en andere digitale technologieën doelgericht in te zetten om haar maatschappelijke impact te vergroten, kennisontwikkeling en samenwerking te versterken en de organisatie toekomstbestendig in te richten.

De inzet van AI raakt daarbij twee nauw verbonden uitdagingen. Enerzijds biedt het kansen om de interne organisatie verder te ontwikkelen, bijvoorbeeld door betere kennisdeling, sterkere onderzoeks- en datacapaciteiten en effectievere processen. Anderzijds kan AI bijdragen aan de maatschappelijke missie door betrouwbare informatie, ondersteuning, kennis, interventies en dienstverlening rondom seksuele gezondheid en rechten toegankelijker en effectiever te maken.

Tegelijkertijd veranderen AI en andere technologische ontwikkelingen in hoog tempo de manier waarop mensen informatie zoeken, leren en ondersteuning ontvangen. Dit vraagt om bewuste keuzes over hoe de nieuwe organisatie digitale technologieën en AI inzet, op een manier die aansluit bij haar missie, waarden en ambities.

Voor de nieuwe organisatie ligt daarmee de opgave om richting te geven aan haar digitale transformatie. Daarom zoeken wij een strategische partner die ons helpt een gedeelde visie op AI en digitalisering te ontwikkelen en deze te vertalen naar een roadmap. Deze bieden richting voor de verdere ontwikkeling van de organisatie en ondersteunen weloverwogen keuzes op het gebied van mensen, technologie, processen en toekomstige investeringen.

Doel van de opdracht

Het doel is om samen met de organisatie te komen tot een gedragen roadmap op digitalisering en AI passend bij de missie, waarden en ambities van de nieuwe organisatie. De toekomstige partner geeft richting, maakt keuzes expliciet en geeft de nieuwe organisatie een vliegende start wat betreft uitvoering.

Scope van de opdracht

De digitale transformatie draagt bij aan de ontwikkeling van één geïntegreerde en toekomstbestendige organisatie. In de opdracht worden daarom expliciet de overeenkomsten, verschillen en onderlinge afhankelijkheden tussen Aidsfonds | Soa Aids Nederland en Rutgers in kaart gebracht op het gebied van digitalisering, data, kennismanagement, processen, technologie en werkwijzen. Hierbij wordt rekening gehouden met de toekomstige organisatiestructuur en relevante fusietrajecten. De opdracht omvat daarnaast een voorstel voor governance en eigenaarschap van de digitale transformatie, inclusief verantwoordelijkheden, besluitvorming en prioritering. De aanpak is participatief en betrekt medewerkers, medezeggenschap, management en relevante communities, zodat de roadmap niet alleen richtinggevend en haalbaar is, maar ook breed gedragen en duurzaam uitvoerbaar.

Hierin verwachten wij dat het volgende wordt meegenomen:
- In kaart brengen waar de organisaties momenteel staan en waar de belangrijkste overeenkomsten, verschillen, afhankelijkheden, ontwikkelkansen en randvoorwaarden liggen voor de verdere ontwikkeling van de nieuwe organisatie.
-Een gezamenlijke visie en strategische positionering voor AI en andere nieuwe technologie te ontwikkelen.
-Kansen, knelpunten, afhankelijkheden en risico’s per inhoudelijk domein duiden. Deze domeinen zijn:
a) Work Smarter: AI for a Smarter Organisation: Effectiever (samen)werken
b) AI for Digital Interventions: Digitale kennis, informatie en dienstverlening versterken.
c) Smart Evidence: AI-powered Research: Onderzoek, data en evidence slimmer benutten.
d) Influence in the AI Age: Voice & Influence: Communicatie, advocacy en beïnvloeding
e) AI for Growth: Fondsenwerving en relatieontwikkeling verbeteren.

Organisatiebrede governance en verantwoord gebruik van AI.
-Richting geven aan prioriteiten, quick wins, mogelijke pilots en structurele ontwikkelopgaven.
-Inzicht in de impact op nieuwe technologieën zoals AI op werkzaamheden, rollen en competenties binnen de organisatie en aanbevelingen voor eventuele organisatorische en HR-gerelateerde vervolgstappen.
-Een adaptieve roadmap ontwikkelen voor de korte, middellange en langere termijn.

Wij verwachten een aanpak waarin analyse, strategieontwikkeling en een tijdslijn wordt vastgesteld. De partij stelt op basis van eigen expertise een passende methodiek, fasering en werkvormen voor.

Wie wij zoeken

Wij zoeken een ervaren partij met expertise in digitale transformatie, AI-strategie en verandermanagement en het adviseren op een roadmap. De partij heeft ervaring met het verbinden van technologie aan maatschappelijke impact, het begeleiden van digitale roadmaps voor organisaties. Ervaring binnen maatschappelijke, kennis- of gezondheidsorganisaties is een pré. De opdracht richt zich op digitale transformatie, niet op technische implementatie of ICT-harmonisatie. Veilig, ethisch en verantwoord gebruik van AI en data vormt een belangrijke randvoorwaarde. Eventuele afhankelijkheden met IT- en fusietrajecten worden wel meegenomen.

De opdracht start naar verwachting Q1 2027 afhankelijk van beschikbaarheid en loopt ten minste door tot en met Q2 2027. Wij zoeken een partij die gedurende deze periode beschikbaar is voor strategische begeleiding, het begeleiden van werksessies en het uitwerken van visie, strategie en roadmap.

Uitgangspunten voor het voorstel
Aidsfonds | Soa Aids Nederland en Rutgers zijn maatschappelijke organisaties. Wij zoeken daarom een partner die niet alleen beschikt over de benodigde expertise, maar ook oog heeft voor de context waarin wij opereren en een aanpak voorstelt die maximale maatschappelijke waarde realiseert binnen de beschikbare middelen.

Voorstel van deelnemende partijen
Wij ontvangen graag een beknopt voorstel van maximaal 4 pagina's. In deze fase vragen wij geen volledig uitgewerkt plan van aanpak, maar een voorstel op hoofdlijnen dat inzicht geeft in de visie, aanpak, expertise en geschiktheid voor deze opdracht.

Het voorstel bevat in ieder geval:
• De visie op en aanpak van de opdracht;
• De voorgestelde methodiek voor analyse, ambitievorming en roadmapontwikkeling;
• De planning, fasering en benodigde inzet vanuit opdrachtgever; • De samenstelling van het projectteam en relevante ervaring;
• De beoogde resultaten en op te leveren producten;
• Een indicatieve financiële onderbouwing.

Daarnaast ontvangen wij graag:
• Een actueel cv van de partij;
• Indien beschikbaar, een link naar een LinkedIn-profiel of een ander professioneel profiel/portfolio (bijvoorbeeld een eigen website);
• Minimaal twee relevante referentieprojecten die aansluiten bij de aard van deze opdracht.