Terms of Reference: Consultant Cultuur- en Leiderschapstraject binnen fusie Aidsfonds - Soa Aids Nederland en Rutgers

Achtergrond

Aidsfonds-Soa Aids Nederland (AFSANL) en Rutgers fuseren op 1 januari 2027 tot één nieuwe organisatie. Deze fusie is meer dan een organisatorische samenvoeging; het betreft ook de integratie van twee bestaande organisatieculturen, identiteiten, werkwijzen en leiderschapsteams. De nieuwe organisatie wil voortbouwen op de sterke elementen van beide organisaties en een gezamenlijke cultuur, leiderschap en manier van (samen)werken ontwikkelen. 
Om dit proces te begeleiden, zoeken wij een extern adviesbureau of multidisciplinair consultantcollectief dat beschikt over aantoonbare expertise in zowel cultuurintegratie als leiderschapsontwikkeling, en deze twee thema’s in samenhang kan ontwerpen, verbinden en begeleiden.
De consultant wordt idealiter half oktober 2026 geselecteerd, zodat deze vanaf de start van de nieuwe teams- en leiderschapsvorming betrokken kan zijn. Een belangrijke mijlpaal is de eerste gezamenlijke leiderschapsdag van AFSANL en Rutgers op 11 november 2026. Wij zoeken een partner die al voor deze bijeenkomst kan aansluiten om de teamontwikkeling en verantwoordelijkheden van het nieuwe leidinggevend team en de bredere cultuur- en leiderschapstransitie vorm te geven.

Beschikbare input en uitgangspunten

In de voorbereidende fase van de fusie is een cultuuranalyse uitgevoerd. Deze analyse is ontwikkeld in samenwerking met een gezamenlijke projectgroep bestaande uit medewerkers van zowel Rutgers als AFSANL. De analyse brengt belangrijke overeenkomsten, verschillen, kansen en aandachtspunten in de huidige organisatieculturen in beeld. De resultaten van deze analyse, evenals het fusieplan en de projectopdracht Cultuur & Leiderschap, vormen een belangrijke basis voor deze opdracht. 
Van de geselecteerde partner verwachten wij dat deze voortbouwt op de al beschikbare inzichten en deze waar nodig verdiept, verrijkt en vertaalt naar een concrete aanpak voor cultuurintegratie en leiderschapsontwikkeling.  

Doel van de opdracht

Het ondersteunen van de nieuwe organisatie bij:

• Het begeleiden van de ontwikkeling en verankering van een gezamenlijke organisatiecultuur, waarbij cultuur niet wordt opgelegd, maar ontstaat in de praktijk van samenzijn en -werken, binnen gezamenlijk gedragen waarden, kaders en gedragsprincipes;

• Het ontwikkelen van gezamenlijk leiderschap dat richting geeft aan de nieuwe organisatie en de gewenste cultuur actief voorleeft;

• Het versterken van verbinding, vertrouwen, samenwerking, eigenaarschap en aanspreekbaarheid binnen de nieuwe organisatie en tijdens de transitiefase. 

Scope van de opdracht

De consultant werkt primair samen met de projectgroep Cultuur & Leiderschap en werkt daarnaast nauw samen met het MT en het middenmanagement.

1) Leiderschapsontwikkeling (ongeveer 18 maanden)
De partner begeleidt de ontwikkeling van het nieuwe leiderschapsteam en de teamleiders, waaronder:

• Ontwikkeling van een gezamenlijke leiderschapsvisie;

• Versterken van samenwerking, vertrouwen, en één gezamenlijke taal binnen het leiderschap:

• Leidinggevenden ondersteunen in hun rol als cultuurdrager;

• Versterken van vaardigheden rondom feedback, besluitvorming, aanspreekbaarheid, eigenaarschap en het begeleiden van verandering;

• Teamontwikkeling van het nieuwe MT;

• Ondersteuning van (midden)managers tijdens de plaatsings- en transitiefase;

• Ontwerp en uitvoering van een leiderschapsprogramma na de fusie.

2) Cultuurintegratie (ongeveer 18 maanden)
De partner begeleidt het ontwerp en de uitvoering van een cultuurintegratieprogramma, inclusief:

• Een verdiepend cultuur- en organisatieassessment gericht op inzicht in besluitvorming, invloedspatronen, leiderschap en ongeschreven regels ter verdere inrichting en begeleiding van het cultuur- en leiderschapstraject;

• Begeleiding van een participatief proces voor het ontwikkelen van gezamenlijke waarden, cultuurprincipes en gewenst gedrag;

• Trainingssessie voor de projectgroep gericht op inzicht in wat wel en niet effectief werkt bij cultuurintegratie in fusietrajecten, inclusief relevante succesfactoren, valkuilen en best practices;

• Interventies gericht op verbinding, kennismaking en samenwerking tussen medewerkers;

• Aandacht voor afscheid nemen, verlies, waardering en identiteitsvorming;

• Ontwikkeling van rituelen, symbolen en gewoonten passend bij de nieuwe organisatie;

• Ondersteuning tijdens de liminale fase van de fusie, waarin oude patronen verdwijnen en nieuwe nog in ontwikkeling zijn;

• Monitoring, evaluatie en bijsturing van de cultuurontwikkeling;

Verwachte resultaten

De opdracht resulteert minimaal in:

1. Een verdiepend assessment voor cultuur en leiderschap;

2. Een gezamenlijke leiderschapsvisie;

3. Een integraal cultuur- en leiderschapsontwikkelprogramma met duidelijke fasering, interventies en meetmomenten;

4. Begeleiding van de uitvoering gedurende de transitieperiode;

5. Een kader van gezamenlijke cultuurwaarden en concreet gedrag;

6. Een borgings- en monitoringsaanpak waarmee gewenst gedrag duurzaam wordt geborgd in interne processen en leiderschap en waarmee de organisatie ook na afloop verder kan bouwen aan cultuur en leiderschap. 

Gezocht profiel

Wij zoeken een partner met:

• Aantoonbare expertise in cultuurtransities en leiderschapsontwikkeling;

• Ervaring met fusies, integraties of vergelijkbare complexe verandertrajecten, inclusief post-merger/integratietrajecten;

• Een integrale veranderkundige aanpak waarin cultuur, leiderschap en organisatieontwikkeling nadrukkelijk met elkaar verbonden zijn;

• Ervaring met participatieve veranderprocessen;

• Diversiteit, gelijkwaardigheid en inclusie zijn belangrijke uitgangspunten binnen onze organisaties en toekomstige fusieorganisatie. Wij zoeken een partner die deze waarden zichtbaar onderschrijft, begrijpt en in staat is deze integraal mee te nemen in cultuur-, leiderschaps- en verandertrajecten als onderdeel van de bredere organisatieontwikkeling;

• Het vermogen om zowel strategisch als praktisch te opereren;

• Senioriteit om bestuur, MT, en middenmanagement te begeleiden én geloofwaardig te zijn richting medewerkers;

• Aantoonbare ervaring binnen maatschappelijke organisaties, kennisorganisaties of non-profitorganisaties;

• Uitstekende beheersing van zowel de Nederlandse als Engelse taal, met het vermogen om workshops, interviews, communicatie en groepssessies in beide talen te faciliteren. De nieuwe organisatie kent een internationaal werkveld en een tweetalige werkomgeving;

• Vestiging in Nederland. Dit ondersteunt een goede aansluiting bij de context van deze fusie, maakt regelmatige fysieke aanwezigheid In Utrecht en Amsterdam mogelijk voor workshops, leiderschapsdagen en begeleiding op locatie, en vergemakkelijkt het werken in zowel het Nederlands als Engels. Ruime ervaring in multiculturele omgevingen blijft daarbij een belangrijke vereiste.

Voorstel van inschrijvende partijen

In het voorstel ontvangen wij graag:

• Visie op cultuurintegratie, identiteit, belonging en leiderschap in fusies;

• Voorgestelde aanpak en fasering;

• Samenstelling van het begeleidingsteam;

• Relevante referenties van vergelijkbare trajecten;

• Indicatie van de benodigde inzet, planning en kosten;

• Beschrijving van de wijze waarop cultuur en leiderschap integraal worden benaderd;

• Beschrijving van hoe diversiteit, gelijkwaardigheid en inclusie worden geïntegreerd in de voorgestelde aanpak en interventies;

• Reflectie op hoe de samenstelling van het begeleidingsteam bijdraagt aan verschillende perspectieven, inclusieve besluitvorming en het creëren van psychologische veiligheid.

Indicatieve planning

De beoogde planning is:

• Publicatie Terms of Reference: 7 september 2026;

• Deadline indienen voorstellen: 23 september 2026;

• Selectiegesprekken: 7 en 8 oktober 2026 in Utrecht of Amsterdam;

• Definitieve selectie externe partner: 12 oktober 2026;

• Start opdracht: 15 oktober 2026;

• Eerste activiteit: ondersteuning van het nieuwe leidinggevend team in aanloop naar, tijdens en in aansluiting op de eerste gezamenlijke leiderschapsdag van 11 november 2026;

• Start assessment en voorbereidende cultuur- en leiderschapsactiviteiten: november 2026;

• Totale duur: circa 18 maanden.

Budget

De omvang van deze opdracht betreft een meerjarig organisatiebreed cultuur- en leiderschapstraject. Wij zoeken een voorstel dat proportioneel is voor een maatschappelijke organisatie en passend bij de aard en omvang van de opdracht. We beschikken over een vastgesteld budgetkader voor deze opdracht en bespreken dit graag met de geselecteerde partijen tijdens de vervolggesprekken.